REUNIONES VIRTUALES

¡¡Hola hola!!

Esta vez os vamos a hablar de las plataformas que estamos usando estos días de cuarentena para poder continuar con la formación a distancia.

Las videollamadas a distancia hoy en día son imprescindibles para el teletrabajo, la continuación de las clases, ver a tus seres queridos... Ofrecen una gran ventaja, la cercanía y poder comunicarte en el mismo tiempo pero en diferente lugar. Como un profesor que llama a sus alumnos para dar la clase a las 18:00 todos los días pero cada uno está en su casa.

La tecnología ha cambiado, y la forma de relacionarnos también. Esto trae consecuencias como la necesidad de que los alumnos tengan más disciplina o fuerza de voluntad para poder organizarse las tareas y hacerlas, o tener ya ciertas habilidades con la tecnología y poder resolverte tú tus propios problemas tecnológicos.

Por nuestra experiencia en clases virtuales vamos a hablaros de las plataformas Adobe Connect, Hangouts Meet y Zoom.
Éstas tienen en común que disponen de videollamada, de un chat y de la opción grabar.

ADOBE CONNECT

https://play.google.com/store/apps/details?id=air.com.adobe.connectpro&hl=es

Se podría definir como un sistema seguro para comunicarse mediante la web con la cual se puede realizar por ejemplo conferencias, seminarios... La principal característica, como todas las plataformas virtuales de videollamada , es que la comunicación es en tiempo real pero cada integrante se encuentra en un lugar diferente.

Al utilizar esta aplicación para impartir clases nos hemos encontrado muy cómodos ya que es la que menos problemas nos da, aunque en algún momento ha tenido algún problema de conexión alguien puntual. La calidad de vídeo no es excelente pero es de los mejores, al igual que el audio. Esto proporciona comodidad a los oyentes ya que si dura bastante la reunión y suele ser habitual, se agradece más tener una buena calidad.

VENTAJAS

DESVENTAJAS

Dispone de herramientas que permiten compartir archivos, aplicaciones, pizarra y escritorio. Las salas se pueden configurar (públicas o privadas, con invitados registrados o no...). Se pueden grabar las reuniones. Permite notificar del inicio de la reunión a los usuarios que se registran. Accesible desde cualquier sitio. Dispone de chat grupal y privado. Puedes elegir entre 3 tipos de video conferencia: de uso compartido, debate o colaboración. Hay 3 tipos de usuarios en una reunión: anfitrión, moderador y participante. Cada uno con diferentes funciones disponibles según su papel. Los invitados (participantes) deben esperar a que el anfitrión les deje entrar a la sala una vez lo soliciten. Esto aporta mayor seguridad a la reunión. El anfitrión puede desactivar el micrófono y la cámara de los invitados. Esto da comodidad ya que evita posibles interrupciones.

Solo notifica del inicio de la reunión a los que están registrados. Necesitas pagar para poder usar muchas herramientas. Requiere plugin. En ocasiones, al tener que aceptar el anfitrión la entrada a los invitados, ralentiza la entrada. En Android tiene funciones limitadas.

Competencias necesarias

• Disponer de cualquier dispositivo (smartphone, tablet...).
• Acceso a Internet desde cualquier navegador.
• Precisa instalarse antes el Adobe Flash.
• Necesitas cámara y micrófono si quieres hablar y que te vean los integrantes de la sala.
• Si eres el ponente, necesitas reservarla sala a través de Dumbo y registrarte.

HANGOUTS MEET

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.apps.meetings&hl=es

Es de las herramientas más usadas para la comunicación virtual mediante videollamada por su integración y compatibilidad con Gmail, Calendar, Eventos, Youtube... Su objetivo es que el cliente lo tenga todo en un solo lugar. Fácil y cómodo.

Nuestra experiencia con esta aplicación ha sido buena, aunque en estos tiempos, al estar usando tanta gente Internet en sus casas, es complicado tener una excelente señal para poder disfrutar de la alta calidad de los vídeos. Sin embargo la recomendaría porque al ser tan compatible es muy cómoda.

VENTAJAS	DESVENTAJAS
Es integrable y compatible con otras herramientas y software. De uso público y gratuito. Con capacidad de difusión de Google. Dispone de un sistema de aviso a los participantes mediante Google Calendar. Calidad de vídeo elevada. Disponible en todo tipo de dispositivos móviles y ordenadores. Dispone de chat privado y grupal. Permite grabar y poder enlazarlos con Youtube.	Su configuración es un poco complicada, sobre todo para los invitados. Al ser la calidad HD, requiere de una buena conexión a internet, algo que no todos los invitados posiblemente tengan. Poca fiabilidad: La hora de inicio de la reunión se puede desconfigurar y no siempre funciona el "empezar a emitir". La versión gratuita permite el acceso de hasta 100 participantes.

Competencias necesarias

• Disponer cualquier dispositivo (smartphone, portátil...)
• Acceso a una buena conexión a Internet por su calidad de vídeo.
• Cámara y micrófono si quieres hablar y que te vean los integrantes de la sala.
• Si eres el ponente, crearte una cuenta. Pero si eres el espectador, tan solo necesitas el enlace de acceso a la sala para comenzar a escuchar.

ZOOM

https://fueracodigos.com/zoom-webinars-videoconferencias/

Zoom es una plataforma para realizar videoconferencias con mensajería en tiempo real pero en diferentes lugares del mundo e intercambio de contenido. Mediante ésta se pueden realizar reuniones, seminarios, tutorías...

Personalmente cuando hemos usado esta aplicación para dar clases virtuales nos ha parecido de las más incómodas, ya que cada 40min nos echa y tenemos que volver a entrar con la clave. Además el vídeo no es muy bueno, va muy despacio procesando los movimientos y se ve borroso. A pesar de todo ello la cantidad de herramientas disponibles son muy amplias, pero difíciles de descubrir ya que su acceso es poco visible a simple vista.

VENTAJAS

DESVENTAJAS

Existe la opción de habilitar la adopción rápida para iniciar una reunión o unirse o colaborar. Disponible el acceso desde cualquier lugar del mundo y dispositivo. Las reuniones pueden ser públicas o privadas. Vídeo y audio en HD. Es seguro, ya que dispone de un cifrado. Se puede grabar la reunión. Se puede programar el inicio de la reunión desde Outlook, Gmail o iCal. Chats grupales. Pantalla compartible. La historia se puede consultar e intercambiar archivos. Tiene un almacenamiento que dura 10 años. Dispone de fondos virtuales y efectos que retocan la apariencia. Dispone de modo conducción segura. Se pueden realizar votaciones, preguntas y respuestas... Compatible con: Microsoft 0365, Outlook PC/Mac, Gmail, Firefox, Chrome y Safari. Se pueden realizar sesiones de lluvia de ideas con la función pizarra. Límite de 100 participantes.

Es gratuita la reunión hasta los 40 minutos. Una vez transcurrido ese tiempo echa a todos los integrantes de la reunión ya que más de 40min costaría 13'99€/mes por anfitrión. Sin embargo puedes volver a meterte a la reunión otros 40min. Límite de 1GB para las grabaciones en la nube (MP4 o M4A). No es muy fácil encontrar todas las herramientas de las que dispone. En ocasiones la calidad del vídeo empeora, viéndose pixelado o borroso.

Competencias necesarias

Para poder tener acceso a Zoom es necesario:

• Disponer de ordenador o portátil o smartphone.
• Acceso a Internet.
• Cámara y micrófono si quieres hablar y que te vean los integrantes de la sala.
• Si eres el ponente, crearte una cuenta. Pero si eres el espectador, tan solo necesitas el código de acceso a la sala del ponente para comenzar a escucharle.

PROTOCOLO DE ACTUACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DE REUNIONES VIRTUALES

MOTIVO

Hoy en día el uso de reuniones virtuales se está potenciando ante la situación de confinamiento que vivimos. Es por ello por lo que sería ideal idear un protocolo para facilitar que estas reuniones se puedan dar.

OBJETIVO

Ayudar en la coordinación de los participantes de la reunión para la celebración de ésta virtualmente mediante herramientas que nos proporciona Internet. Ya que se encuentran en diferentes lugares y tienen diferentes horarios.

PASOS A SEGUIR

1. Elegir la herramienta de comunicación virtual más adecuada al tipo de reunión que vayamos a impartir. En función de si queremos un público participativo o pasivo en la reunión, o si deseamos que sea una reunión pública o privada, o si los participantes están dispuestos a invertir dinero para acceder a la herramienta seleccionada... Pero comúnmente, debe ser fácil de manejar para todos, sin necesidad de un aprendizaje previo.

2. Preparar la sala.

• Crear enlaces para que los participantes puedan acceder a la sala.
• Disponer de soporte técnico para mayor seguridad, evitando así inconvenientes.
• Realizar una reunión de prueba para confirmar que todo funciona correctamente. En otro día o unos minutos antes del inicio de la reunión oficial.
• Proporcionar a los participantes de todos los documentos necesarios para el seguimiento de la reunión.

3. Tipos de participantes:

• Anfitrión: Es el creador de la reunión, quien realiza las intervenciones y establece los demás roles al resto de invitados.
• Moderador: Convoca la reunión, ayuda a los que tengan problemas con la plataforma, inicia la reunión, organiza la intervención de los participantes...
• Participantes: toda persona invitada por el anfitrión a escuchar y poder participar en la reunión, normalmente mediante dudas o comentarios por el chat o el micrófono.

4. Horario. La hora de inicio y final de la reunión debe ser consensuada con los participantes. Consejos:

• Acordar el horario con antelación y enviar el aviso de inicio de cada reunión con antelación también, para que todos los participantes estén listos a la hora.
• Hacer que los participantes se identifiquen, las diferentes herramientas para impartir la reunión tienen diferentes formas de identificación (claves de acceso, enlaces...).
• Una vez iniciada la reunión, esperar unos minutos para que todos los participantes puedan entrar con un orden preestablecido. Por ello se aconseja empezar antes la reunión.
• Al finalizar la reunión se aconseja recordar a los participantes cuándo será la próxima sesión.

Otros consejos:

• Finalizar la reunión unos minutos antes para hacer un resumen de lo impartido ese día y dar paso a las dudas de los oyentes.
• Compartir en pantalla todo archivo del que se esté hablando para un mejor seguimiento de los participantes.
• Se recomienda que las reuniones no duren más de 60 min para poder tener la atención del público en todo momento y 15 min antes de que finalice la sesión se dedique al resumen de la reunión y dudas.
• En las plataformas que sea posible, recomendamos que cada participante escriba su nombre y apellidos para una correcta identificación.
• Lo ideal sería que en el tiempo de dudas todos los participantes pudieran opinar mediante el micrófono, para asentar mejor los conocimientos adquiridos.
• En caso de que algún participante se retrase, se le podría comunicar de alguna forma alternativa por si han tenido algún inconveniente técnico y acompañarles en su ingreso a la llamada.

¿Y vosotr@s, habéis usado alguna de estas plataformas? Dejarnos vuestra experiencia en los comentarios.

Bibliografía

• https://siwiki.upct.es/mediawiki/images/3/37/Charla_Adobe_Connect.pdf
• https://zoom.us/es-es/meetings.html
• https://support.google.com/a/answer/7303775?hl=es
• https://es.slideshare.net/educacionlab/videoconferencias-ventajas-y-desventajas-y-desventajas-de-5-herramientas
• https://iris.paho.org/bitstream/handle/10665.2/34999/Reunionesvirtuales2015_spa.pdf?sequence=1&isAllowed=y